Případová studie č. 1

Zefektivnění schvalovacích procesů se středně velké firmě

Situace

Zákazník (středně velká firma) potřeboval zefektivnit a automatizovat proces schvalování objednávek a faktur a vytvořit evidenci schválených dokumentů. Firma se postupně rozrůstala o další oddělení a bylo tak třeba nastavit nový efektivní a transparentní proces. Původní schvalovací proces probíhal přes e-maily a někde i papírovou formou, což bylo společně s následným dohledáváním v rozrůstající se firmě neúnosné. 

Řešení

Zákazníkovi byla navržena jednoduchá intuitivní schvalovací aplikace, která zohledňuje jeho organizační strukturu. Nastavením limitů a logik schvalování došlo k redukci počtu schvalovatelů a tím i ke zrychlení celého procesu. K urychlení přispělo i nastavení maximálního času na schválení pro každé oddělení. Celá změna procesu (včetně implementace schvalovací aplikace) trvala 2 měsíce (od zadání ke spuštění) a umožnila firmě snížit administrativní zátěž ve schvalování o 60 %. Dnes každý ví, v jaké fázi se dokumenty nacházejí a kdy bude rozhodnuto o jejich schválení. Výrazně se také zjednodušila evidence všech schválených případů.

Čas implementace

Řešení se podařilo implementovat cca za 2 měsíce.