Případová studie č. 3

Schvalovací worflow

Situace

Středně velká firma prováděla schvalování a kontrolu nabídek pro své zákazníky ještě před jejím odesláním. V okamžiku, kdy vznikl jakýkoliv problém, bylo třeba nejdříve nabídku dohledat a zjistit kdo nabídku připravil a schválil. Až následně bylo možné cokoliv řešit. Navíc pokud během přípravy nabídky zákazník zavolal a požadoval nějakou změnu, nebylo snadné zjistit, kdo aktuálně na nabídce pracuje nebo zda je už připravena k odeslání. To samozřejmě výrazně prodlužovalo dobu přípravy nabídky a nebylo jednoduché ani zjistit, kde se celý proces „zasekává“.

Řešení

Firmě jsme nabídli implementaci inteligentního schvalovacího workflow, které na základě parametrů samo zvolí správnou cestu pro schvalování dle interních pravidel firmy. V každém okamžiku je možné po zadání čísla zákazníka (např. IČ) zjistit, v jakém stavu se nabídka momentálně nachází a je možné ji (např. v případě změny požadavku zákazníka) ihned vrátit zpět do stavu přípravy. Navíc je nyní velmi snadné identifikovat „slabé“ místo v celém procesu přípravy nabídek, protože systém pravidelně vyhodnocuje dobu zpracování nabídek a automaticky upozorňuje vedoucího oddělení nabídek, že určitá nabídka stále čeká na zpracování. Zavedením tohoto řešení došlo ke zkrácení procesu přípravy nabídek o více než 50%.

Čas implementace

Řešení se podařilo nasadit za 3 měsíce.